La escritura pública es un instrumento legal fundamental en la formalización de actos jurídicos como la compraventa de bienes, la constitución de hipotecas o la elaboración de testamentos, siempre bajo la supervisión y fe del notario. Con frecuencia, durante la preparación de estos documentos, pueden aparecer errores que deben corregirse conforme a las normas establecidas por la Superintendencia de Notariado y Registro.
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Es esencial corregir estos desaciertos para que la escritura refleje con exactitud la voluntad de quienes participan en ella y para evitar conflictos legales futuros. El procedimiento para hacerlo varía según el momento en que se detecta el error y el tipo de equivocación.
Según lo indicado por la entidad, la corrección debe seguir ciertas pautas que deben ser aprobadas por el notario correspondiente.
¿Cómo hacer anotaciones de correcciones en la escritura pública?
Cuando el documento aún no ha sido firmado ni autenticado, los errores se corrigen subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras o frases que deban eliminarse, o insertando en el lugar adecuado, entre líneas, aquellas que se deban añadir. Al final, se incluye una salvedad que transcribe lo modificado entre comillas, con una nota que indique si lo suprimido o añadido tiene validez o no.
Estas salvedades deben estar autorizadas con todas las firmas requeridas en el documento. Si el texto ya ha sido redactado, pero aún no autorizado, se deben aplicar las correcciones y volver a firmar por todos los comparecientes. Sin este requisito, las modificaciones no tendrán efecto legal.
Si el documento ya fue firmado y autorizado, la corrección debe hacerse por medio de un nuevo instrumento público independiente, cumpliendo con todas las formalidades y firmado por todas las personas que participaron en el acto original. Además, se debe hacer una anotación en la escritura original indicando que se ha realizado una modificación.
Cuando se trata de errores relacionados con la nomenclatura, el nombre del inmueble, la descripción del mismo, o la referencia a la cédula o el número catastral, puede hacerse una corrección mediante escritura aclaratoria firmada por el actual titular del derecho, siempre que los documentos anexos a la escritura original y los títulos anteriores evidencien con claridad el error.
También es posible corregir equivocaciones en la escritura de los nombres o apellidos de los otorgantes, siempre y cuando los documentos de identidad incluidos en el archivo notarial respalden dicha corrección.
En caso de errores relacionados con los títulos antecedentes o su inscripción en el registro, la rectificación solo será válida si se puede comprobar con un certificado actualizado del registrador, el cual debe quedar protocolizado.
¿Qué hacer si se pierde o se daña una escritura pública?
Si el documento original se pierde o es destruido por completo, se puede reconstruir con una copia autenticada por un notario, preferiblemente archivada en un depósito oficial.
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Cuando la pérdida o destrucción corresponde a un tomo completo del protocolo, se seguirá el mismo procedimiento. En este caso, el notario deberá elaborar un acta que enumere todas las escrituras que lo componían, según el libro de relación. Esta acta encabezará el nuevo tomo.
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