POLÍTICA GENERAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y MANEJO DE INFORMACIÓN DE R360 S.A.S.
En R360 S.A.S. (“R360”, la “Compañía” o el “Responsable”) propietaria del sitio www.pulzo.com (“Sitio”) reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal. Por ello, la presente Política de General de Tratamiento de Datos Personales y Manejo de Información (la “Política”) describe la manera en que la Compañía trata los Datos Personales que recolecta, así como la forma en que Titulares pueden ponerse en contacto con la Compañía y ejercer sus derechos, entre otros.
En general, toda la información suministrada por los Titulares, o que de otra forma R360 recolecte en el marco del giro ordinario de sus negocios, será tratada de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos.
DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política, los siguientes términos se entenderán en la forma en que se definen en el artículo 3º la Ley 1581 de 2012, según se transcribe a continuación:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento o Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Ley aplicable: La Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos en Colombia.
Responsable del Tratamiento o Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transmisión: Se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable a un Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate Datos Personales.
Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE
Razón social: R360 S.A.S.
NIT.: 900654047-7
Dirección: Av. Calle 100 No. 9A-45. Torre 1, Of. 501de Bogotá D.C. - Colombia
Correo electrónico: contactenos@pulzo.com.
Teléfonos: (601) 8804116 - 3245915899
TRATAMIENTO Y FINALIDADES
R360 reconoce que el Titular de los Datos Personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta, en todo caso, sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía. En virtud de la relación que se establezca entre R360 y el Titular, informamos que los Datos Personales objeto de recolección, uso, actualización, circulación, transmisión, transferencia, supresión y, en general, cualquier forma de Tratamiento sobre los mismos, se hará de acuerdo con las siguientes finalidades que previamente serán informadas al Titular, correspondiendo, en cualquier caso, al desarrollo de su objeto social y al giro ordinario de sus actividades comerciales.
Finalidades Generales:
Las finalidades descritas, a continuación, serán aplicables a todos los Titulares cuya información sea tratada por R360:
El registro de la información personal en los sistemas de R360.
Realización de procesos de verificación de identidad de los Titulares.
Realizar controles de acceso a las instalaciones físicas y/o tecnológicas de R360.
Entablar y desarrollar relaciones contractuales.
El pago y cobro de obligaciones contractuales.
Transferir información a autoridades administrativas que, en razón de sus funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a cargo de R360.
El envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
El soporte en procesos de auditorías externas o internas, nacionales o internacionales.
La recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de los Datos Personales le corresponde a R360.
Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por R360.
Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de R360.
Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por R360 para dicho efecto.
Realizar contactos relacionados con envío de información que se considere de interés de acuerdo con la relación sostenida con R360, gestiones de cobranza, realización de eventos, ofrecimiento de bienes y servicios, programas, por medio de e-mail, SMS, llamada telefónica, redes sociales o cualquier otro canal electrónico o físico.
Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el Titular de los Datos Personales y R360 o de la Autorización dada por el Titular.
Realizar consultas y verificaciones de la información personal en bases de datos de antecedentes judiciales, de seguridad o restrictivas legítimamente constituidas, de naturaleza pública o privada, nacional o extranjera, incluidas consultas en las listas para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, y toda la información requerida para el SAGRILAFT.
En general, transmitir y/o transferir con terceros los Datos Personales dentro y fuera de Colombia, con respeto a las garantías legales aplicables para cada una de estas operaciones, incluyendo, pero sin limitarse a eventos de fisiones, consolidaciones, venta de acciones, adquisiciones, desinversiones u otro proceso de reestructuración, así como al soportar procesos de auditorías externas o internas, nacionales o internacionales.
Defender los intereses de R360 en instancias judiciales y prejudiciales.
Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales.
Visitantes y Usuarios del Sitio
Información obtenida de todos los visitantes del Sitio
Cuando una persona accede al Sitio, R360 recibe inmediatamente información acerca de ellas y sus computadoras. R360, obtiene y conserva la siguiente información acerca de los visitantes del Sitio:
La fecha y hora de acceso al Sitio.
La dirección IP desde la que se accedió al Sitio.
Navegador y sistema operativo.
Sitios web que han visitado, enlaces vistos y búsquedas realizadas.
R360 da Tratamiento a esta información para:
Conocer y analizar los intereses y el comportamiento de los visitantes del Sitio.
Mejorar las iniciativas comerciales y promocionales de R360.
Implementar programas de publicidad por comportamiento.
Personalizar contenidos.
En general prestar un mejor servicio a los visitantes del Sitio.
Realizar operaciones de Transmisión y Transferencia a terceros.
Información autorizada por el Usuario del Sitio
Cuando el visitante del Sitio opta por registrarse (“Usuario del Sitio”) en www.pulzo.com, R360 obtiene y conserva como mínimo la siguiente información:
Nombres y apellidos.
Documento de identidad.
Edad.
Domicilio, región, país, ciudad y código postal.
Número de teléfono.
Dirección de correo electrónico
Preferencias publicitarias y de consumo.
Dirección IP
Navegador y sistema operativo
R360 trata los Datos personales de los Usuarios del Sitio, para las siguientes finalidades:
Facilitar la correcta ejecución de la prestación de los servicios del Sitio.
Realizar estudios estadísticos que permitan diseñar mejoras en los servicios prestados.
Gestionar tareas básicas de administración.
Informar por medio de e-mail, mensajes de texto o WhatsApp, llamada telefónica, redes sociales o cualquier otro canal electrónico o físico, las promociones, productos y servicios actuales y futuros; los eventos, actividades de promoción y otras actividades comerciales directa o indirectamente relacionadas con la actividad propia de R360.; y/o las promociones, productos y servicios promovidos directamente por los aliados estratégicos de R360, que les generen valores agregados a los Usuarios.
Envío de material publicitario relacionado con los productos y servicios de R360, sus autorizadas, cesionarias, licenciatarias, filiales y/o subordinadas.
Realizar estudios de mercadeo y consumo.
Utilizar la información para la preparación, participación y desarrollo de concursos y el eventual envío de premios.
Analizar y medir la calidad de los productos y servicios ofrecidos por R360, sus autorizadas, cesionarias, licenciatarias, filiales y/o subordinadas.
Realizar operaciones de Transmisión y Transferencia a terceros.
El Usuario del Sitio responderá, en cualquier caso, por la veracidad de los datos facilitados, reservándose R360 el derecho a excluir de los servicios registrados a todo Usuario del Sitio que haya facilitado datos falsos.
Recurso Humano:
R360 utilizará los Datos Personales de sus candidatos, trabajadores en misión, empleados y exempleados y, en algunos casos puntuales, de los familiares de todos los anteriores de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
Realizar procesos de selección, los cuales pueden implicar la realización de exámenes de salud.
Desplegar procesos de evaluación, estudios de confiabilidad, consulta y verificación de información, incluyendo, pero sin limitarse a en bases de datos académicas (institutos educativos).
Incorporar sus Datos Personales en el contrato laboral o de prestación de servicios, en modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral o comercial y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de R360 en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.
Desarrollar una correcta gestión de la relación laboral o comercial que vincula al Titular con R360.
Disponer de los Datos Personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de R360 y mantenerlos actualizados.
Enviar comunicaciones incluso después de terminado el vínculo laboral o comercial.
Administrar los Datos Personales para que R360, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones. Por ejemplo: adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante Sistema Integral de Seguridad Social, cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el colaborador de forma previa haya autorizado el Tratamiento de sus Datos Personales.
Gestionar los Datos Personales del Titular y los de su núcleo familiar sobre los cuales esté legitimado a compartir para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que R360 cumpla su deber como empleador.
Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a R360 debido al vínculo laboral.
Gestionar sus Datos Personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, dispositivos móviles, accesos a bases datos, etc.), de modo que la información personal e impersonal que repose en las mismas será tratada y conservada por R360 para fines documentales, operacionales, monitoreo y defensa judicial incluso luego de terminado el vínculo contractual con el Titular.
Gestionar sus Datos Personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
Administrar los Datos Personales para realizar el correcto pago de la nómina o contraprestaciones económicas, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el empleado haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso.
Tramitar conflictos de interés.
Realizar actividades de formación.
Ejecutar gestiones de prevención de riesgos laborales y cumplimiento de normas ocupacionales.
Adelantar análisis de desempeño y registro de beneficios.
Realizar estudios de seguridad.
Adelantar análisis, evaluaciones y exámenes relacionadas con el estado de salud de los respectivos Titulares.
Publicar los Datos Personales, incluyendo, pero sin limitarse a las imágenes de los Titulares, datos académicos y de contacto en los sitios web y redes sociales del R360.
Proveedores y/o Contratistas:
R360 utilizará los Datos Personales de los proveedores y/o contratistas que sean personas naturales, así como los del personal y/o contactos comerciales de estos, cuando estos sean personas jurídicas de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
Informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con R360 y demás trámites asociados a cargo de la Compañía.
Efectuar los diferentes procesos de pagos, facturas y cuentas de cobro presentadas a R360.
Cumplir cualquier otra obligación legal o contractual que se encuentre a cargo de R360.
Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que permita a R360 identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor o contratista.
Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información y adjudicar contratos.
Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a R360.
Administrar los Datos Personales para realizar pagos a proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos.
R360 entiende que los Datos Personales de los proveedores o contratistas y los de aquellos terceros que estos suministren, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la Autorización de los respectivos Titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con las finalidades contempladas en la presente Política.
DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCERLOS
Los Titulares podrán ejercer el derecho de habeas data frente a R360 con el objeto de:
Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a R360 o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a R360, salvo cuando expresamente se exceptúe en la Ley como requisito para el Tratamiento, como en el caso de los Datos Personales públicos y demás escenarios previstos en el artículo 10° de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por R360 o alguna de los Encargados del Tratamiento, previa solicitud, acerca de la existencia de datos que le conciernan y el uso que se le ha dado a sus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales a solicitud del Titular, salvo que exista una obligación legal o contractual que legitime a R360 para continuar con el Tratamiento o cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES
La persona o área encargada en materia de atender las Consultas y Reclamos, y en general vigilar el cumplimiento de la Ley aplicable al interior de R360 es su área de analítica de datos en conjunto con el departamento legal. Los anteriores derechos, con excepción de la presentación de quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, podrán ser ejercidos mediante petición escrita en la dirección Carrera 13 No. 93 - 68 oficina 504 de Bogotá D.C. - Colombia, o enviando un correo electrónico a contactenos@pulzo.com.
PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Como requisito previo para darle trámite a cualquier Consulta o Reclamo, se verificará la identidad de peticionario, quien deberá ser el Titular de los Datos Personales, su representante o uno de sus causahabientes.
Requisitos. Toda Consulta o Reclamo debe contener, por lo menos:
Identificación del Titular y/o del interesado (en caso de que no sea el mismo Titular).
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo o solicitud.
Dirección física o electrónica de notificación.
Petición u objeto del reclamo.
Consultas: Los Titulares o interesados que deseen realizar Consultas, deben tener en cuenta que R360 como Responsable del Tratamiento, suministrará a dichas personas la información solicitada y, en caso de no especificar, remitirá toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados por la Compañía y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del Dato Personal.
Reclamos: El Titular o interesado que considere que la información contenida en una Base de datos de R360 debe ser objeto de rectificación, actualización, supresión o cuando desee revocar su Autorización, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley aplicable, podrá presentar un Reclamo ante R360 o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, el cual deberá incluir los requisitos establecidos en el párrafo segundo de esta Sección.
Si el reclamo resulta incompleto (por no cumplir con los requisitos establecidos en el párrafo segundo de esta Sección), se requerirá al interesado o al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la Base de datos una anotación que diga "reclamo en trámite" y las causas que lo motivaron. Dicha anotación deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Solicitud/Reclamo de Revocatoria de Autorización y supresión de Datos Personales
Cuando se solicite revocar la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales, se deberá informar al Responsable del Tratamiento de manera clara, si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la Autorización es parcial cuando el Titular de la información manifiesta que desea revocar su Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales para ciertas finalidades específicas, tales como las de envío de información publicitaria, de estudios de consumo, entre otras. La revocatoria de la Autorización será total cuando el Titular solicite que cese completamente el Tratamiento de Datos Personales para todas las finalidades autorizadas.
Cuando se solicite la revocatoria de la Autorización o la supresión de Datos Personales, estas no podrán realizarse en los siguientes casos:
Cuando sea una obligación legal conservarlos.
Cuando el Titular se haya obligado contractualmente a permitir su uso.
Cuando conservar los datos sea necesario para salvaguardar los intereses del Titular o el Interés Público.
Cuando la supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.
PROHIBICIÓN GENERAL
Ningún visitante de www.pulzo.com podrá: (i) recolectar Datos Personales sobre otros visitantes con fines comerciales o contrarios a la Ley; (ii) utilizar medios automáticos, con inclusión de arañas, robots, rastreadores, herramientas de ataque a datos, o similares, para descargar información del servicio y; (iii) enviar publicidad no solicitada a las direcciones de e-mail publicadas por los otros visitantes del Sitio.
CAPACIDAD PARA ACEPTAR LA POLÍTICA Y EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Solo será admisible el acceso a los servicios ofrecidos por www.pulzo.com de las personas mayores de 18 años, que, de acuerdo con la Ley, se consideren capaces. De no ser mayor de edad o ser legalmente incapaz, el cibernauta deberá abstenerse de acceder al Sitio.
CAMBIOS DE POLÍTICA
R360 se reserva la facultad de revisar en cualquier momento esta Política. R360 publicará en el Sitio cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los Titulares mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de o a más tardar al momento de implementarlos, informándoles que podrán consultar la nueva Política en el Sitio. En dicho aviso se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del Tratamiento, se solicitará de los Titulares una nueva Autorización para aplicar las mismas.
PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS Y ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA
R360 solo realizará el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de los archivos de la Compañía, salvo que exista un deber legal o contractual que le exija mantenerlos en sus Bases de datos.
La presente versión de la Política entró en vigencia el 01 de septiembre de 2024.
JURISDICCIÓN Y LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política se regirá, interpretará y aplicará según las leyes de la República de Colombia.
