La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, dio a conocer algunas malas prácticas que han detectado en los procesos de facturación electrónica.

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El pasado 16 de marzo en el marco de la “Campaña para la Facilitación del Cumplimiento de la Obligación Formal de Exigir y Expedir Factura Electrónica de Venta”, la Dian realizó 5.662 visitas a establecimientos de comercio en todo el país.

“Se han detectado malas prácticas en los procesos de facturación electrónica de algunas personas o comercios, por lo que nos vimos en la necesidad de brindar esta información tan útil a nuestros clientes finales y al mercado en general”, comentó, José Fernando Medina, country manager de Saphety Colombia.

Malas prácticas en los procesos

De acuerdo con la entidad, estas son las malas prácticas entre otras posibles, por parte de algunos facturadores electrónicos:

  • Se pregunta al comprador si quiere factura, cuando la obligación legal es expedirla y entregarla en todos los casos. Tenga en cuenta que la factura debe expedirse en el momento de la transacción, independientemente de si el comprador la solicita o no.
  • En el caso de Grandes Contribuyentes se encontró que, pese a estar obligados desde el pasado 1 de febrero a expedir la factura electrónica en lugar del tiquete del sistema POS, cuando la venta del bien o servicio supere las 5 UVT, esto es, $212.060 (año 2023) sin incluir impuestos, no están entregando la factura y los remiten a un aviso donde indican un correo electrónico para solicitarla.
  • Se solicita a los compradores requisitos inexistentes en el artículo 617 del Estatuto Tributario y en la resolución 00042 de 2020, como adjuntar RUT, copia cédula, certificados de cámara de comercio, entre otros, o indicar información diferente de identificación, nombre o razón social y correo electrónico para obtener la factura electrónica.
  • El comprador debe ingresar a las páginas web y diligenciar y adjuntar información que no corresponde a exigencia de la normativa.
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  • En otros casos, el comprador no recibe la factura electrónica y se le entrega un documento que no es factura, ni documento equivalente, es decir, que no se factura la compra y se le pide que ingrese a una plataforma para descargar la factura electrónica, caso en el cual no se cumple con la obligación de expedir la factura electrónica y entregarla al comprador. Lo anterior conlleva a una posible infracción de normas vigentes sobre la materia.

En este evento, la factura electrónica sólo se genera si se ingresa a la dirección electrónica indicada por el facturador y se registra información, surgiendo preguntas tales como si para quienes no ingresan a registrar la información, ¿Si se les facturará electrónicamente?

  • Otro escenario frecuente es que no se entrega la factura ni documento equivalente y se solicita al comprador que ingrese a “ventas al por mayor”, sin mayores indicaciones. Esto lleva a plantear algunos interrogantes: ¿qué sucede si la persona no ingresa?, ¿se expedirá factura electrónica?
  • A pesar de encontrarse implementado un modelo de validación previa para la expedición de facturas electrónicas de venta, el servicio informático de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN responde en fracciones de segundo, los compradores reciben sus facturas horas o días después de la compra y en otras ocasiones no las reciben.
  • Los requisitos de la representación gráfica de la factura no cumplen con lo definido en la Resolución 00042 de 2020, pudiéndose mencionar por ejemplo el QR que es ilegible en la mayoría de los casos, o no se relaciona la información del fabricante del software (apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico).

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  • No tienen claridad sobre las diferencias entre el sistema POS y el de Factura Electrónica de Venta -FEV.

Entre tanto, para evitar incurrir en conductas que conlleven a infracciones tributarias, es importante tener en cuenta los ejemplos anteriores con el fin de no cometer dichos errores en los procesos de facturación.

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