La facturación electrónica hoy es una realidad; ha sido un paso importante hacia la transformación digital en los diferentes entornos empresariales del país.
Han pasado cerca de tres años desde sus inicios y actualmente existe una variedad de sistemas y programas para realizar las facturas; sin embargo, el proceso, aunque es simple, por la naturaleza social del sector empresarial, se hace un poco complejo y los errores son mucho más comunes de lo que se cree.
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Dentro de una factura electrónica cobran relevancia ítems o conceptos que, en términos técnicos, son distantes de las personas encargadas de la facturación, es decir, resultan desconocidos por su propia naturaleza y parecen estar más relacionados con el papel de un contador o administrador.
Para diligenciar de forma correcta, Facturatech, entrega las siguientes recomendaciones al momento de diligenciar una factura electrónica. Es importante que contenga estos datos:
● Fecha en que se emite la factura
● La glosa o los detalles por cada ítem
● Los descuentos y recargos
● La información de referencia
● Los métodos de pago
Los errores a la hora de emitir una factura electrónica, aunque no son muchos los que se pueden presentar, si son muy comunes y se relacionan principalmente con omitir los datos que anteriormente se citaron.
(Destacado: Entra en vigor “acuse de recibo” de factura electrónica)
En el modelo análogo, no tenían tanta importancia, pero ahora son esenciales y deben evidenciarse para darle validez a la factura ante la DIAN.
Un análisis de datos realizado por la plataforma electrónica de Facturatech, pudo evidenciar los errores más frecuentes:
- Omisión del nombre de los productos o servicios de la transacción
- Omisión de la descripción o detalles de los productos y/o servicios que se incluyen en la factura
- Desconocimiento del código de los productos y/o servicios que se incluyen en la factura
- Omisión de la cantidad y unidad de medida de los productos o servicios de la transacción
- Omisión del precio unitario y precio total de la factura, así como los descuentos comerciales y condicionados que apliquen
- Error al calcular o liquidar el impuesto IVA
¿Cómo afectan estos errores a las empresas?
Estos errores afectan la dinámica empresarial y generan costos operativos que pueden evitarse.
Realizar una factura incorrectamente causa el rechazo de la misma por la DIAN y la pérdida del folio, obligando a la empresa a generar más compras o pagos por los folios que se emiten con errores, para ser emitidos nuevamente.
Es importante que quien se encargue del proceso, revise, tenga la información correcta y digite lo más detalladamente todo lo requerido para evitar la pérdida de folios.
Los errores son cada vez menos, sin embargo, es esencial conocerlos, comprender por medio de ellos la importancia de desarrollar de manera idónea las facturas y evitar cometer los mismos una tras otra.
“Es vital que, al elegir un proveedor de facturación electrónica, los empresarios indaguen sobre las herramientas de asistencia disponibles y la capacitación para acoplarse de manera adecuada a esta modalidad”, señaló Cren Contreras, gerente de marca, Facturatech.
Aunque aún el sector se encuentra en modo de adaptación, la emisión de las facturas de manera electrónica, sin discusión alguna, simplificó el proceso de contabilidad y registro de datos tributarios ante el ente regulador, DIAN.
Estos procesos ahora son más simples y se busca minimizar el impacto de su “complejidad” para los diferentes niveles de gestión de la misma.
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