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La notificación de una visita o requerimiento por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) suele suscitar temor entre pequeñas y medianas empresas (pymes) y emprendedores, dado que el contacto con la autoridad tributaria puede conllevar sanciones, multas o incluso el cierre del negocio. No obstante, según lo expuesto en el análisis realizado por Crowe Co y retomado por 90 Minutos, el principal riesgo no es siempre la sanción formal, sino el impacto económico y operativo derivado del desorden administrativo al responder ante la DIAN. Las empresas que no cuentan con controles y documentación adecuada sufren reprocesos, pérdidas de tiempo, asesorías urgentes y decisiones tomadas de manera apresurada que afectan su economía y gestión diaria.
De acuerdo con Crowe Co, la rigurosidad en los controles de la DIAN se ha intensificado, particularmente al mirar hacia el año 2026. Actualmente, la entidad emplea sofisticados cruces automáticos de información que comparan facturación, declaraciones tributarias, movimientos bancarios, nómina electrónica y reportes de terceros. El propósito es detectar cualquier inconsistencia o diferencia entre lo declarado por la empresa, lo registrado en bancos y lo informado por terceros, generando alertas si los datos no coinciden.
Frente a estos procedimientos, los analistas consultados destacan la importancia de estar preparados para una posible visita. El primer paso recomendado es designar un vocero único y alinear la información con el contador, a fin de evitar versiones cruzadas y confusiones durante el proceso. La organización de la información por meses y la verificación minuciosa entre ventas reportadas, ingresos bancarios y registros contables son fundamentales para reducir riesgos y proveer respuestas claras ante cualquier requerimiento de la autoridad tributaria.
Asimismo, es crucial entregar solamente la documentación estrictamente solicitada, procurando que esté bien estructurada. Enviar información sin orden puede prolongar el proceso y provocar revisiones adicionales. Entre los hábitos valorados, se resalta la importancia de facturar y registrar todas las operaciones el mismo día en que ocurren, práctica que ayuda a evitar diferencias en los cruces automatizados de información de la DIAN.
Un aspecto relevante señalado en el artículo es la conciliación entre los datos de facturación, bancos y contabilidad. La DIAN verifica de manera detallada que lo reportado en las facturas coincida con los ingresos bancarios y los registros contables, motivo por el cual la coherencia y la actualización constante resultan esenciales. Además, se recomienda poner especial atención a la nómina electrónica, ya que muchas compañías cumplen con el pago salarial, pero no reportan adecuadamente dichas transacciones, generando observaciones o requerimientos adicionales.
Por otro lado, la información exógena, es decir, aquella que reporta operaciones con terceros y cuya base de datos debe estar periódicamente actualizada, adquiere un papel esencial. Errores comunes, como datos desactualizados, equivocaciones en el Número de Identificación Tributaria (NIT) o malas clasificaciones de conceptos, suelen ser detectados por los sistemas automáticos de la DIAN, lo que se traduce en solicitudes de aclaraciones, prolongando el proceso y causando mayores molestias para el empresario.
La preparación y el orden constituyen así pilares para enfrentar con éxito cualquier requerimiento de la DIAN, evitando contratiempos y sanciones que pueden surgir menos por incumplimientos formales y más por falta de organización interna. Tener claridad sobre los cruces de información y las prácticas recomendadas puede ser la diferencia entre una gestión eficiente o enfrentar una carga administrativa inesperada.
¿Qué es la nómina electrónica y por qué es importante en los procesos de la DIAN?
La nómina electrónica corresponde al registro digital de los pagos y deducciones que una empresa realiza a sus empleados, siendo un requisito clave para las autoridades tributarias colombianas. Su importancia radica en que, más allá del pago, el no reportarla correctamente puede derivar en observaciones y procesos adicionales ante la DIAN, pues se considera un soporte esencial del cumplimiento empresarial. Por lo tanto, realizar y reportar la nómina de manera oportuna y precisa es fundamental para evitar inconsistencias y responder con solvencia ante las revisiones de la entidad.
Este punto se vuelve crítico porque, como refleja el análisis citado, muchas empresas cumplen con las obligaciones salariales, pero no con el reporte electrónico, lo que puede desencadenar complicaciones innecesarias. La ejecución adecuada de este proceso minimiza riesgos y facilita la conciliación de información frente a la DIAN, destacando la importancia de la gestión administrativa y el cumplimiento de la normatividad vigente.
* Este artículo fue curado con apoyo de inteligencia artificial.
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