En Colombia, las cajas de compensación familiar ofrecen una variedad de servicios y beneficios a los trabajadores, como subsidios de vivienda, educación, salud y recreación, por lo que es indispensable saber los procesos de afiliación y traslado, aún cuando se es independiente.
(Vea también: Celebran trabajadores por plata (extra) que llegará; cajas de compensación lo confirman)
Sin embargo, en ocasiones, los afiliados pueden considerar cambiarse de una caja de compensación a otra. Este proceso, aunque posible, requiere cumplir con ciertos requisitos y procedimientos establecidos por la legislación colombiana.
Requisitos para realizar el traslado de caja de compensación
El proceso de traslado de una caja de compensación a otra varía según el tipo de afiliado: persona natural, servicio doméstico o persona jurídica.
Persona natural
Para que una persona natural pueda realizar el traslado, debe presentar los siguientes documentos:
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Declaración sobre la afiliación previa: Es necesario informar si se ha estado afiliado previamente a otra caja de compensación familiar.
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Formulario del empleador: Este debe estar debidamente completado y firmado por el empleador.
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Fotocopia de la cédula del empleador: Documento de identificación vigente.
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Registro Único Tributario (RUT): Documento que identifica a la empresa ante la DIAN.
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Relación de empleados y sus salarios: Detalle de los trabajadores y sus respectivos salarios.
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Contrato de trabajo: En caso de empleados que ganen menos del salario mínimo, se requiere una copia del contrato de trabajo que incluya sueldo y horario laboral.
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Paz y salvo de la caja de compensación anterior: Si el empleador estuvo afiliado a una caja de compensación familiar, se debe adjuntar un paz y salvo por todos los conceptos, expedido por la misma, indicando la fecha de desafiliación.
Servicio doméstico
Para el caso de los empleadores de servicio doméstico, los requisitos son:
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Formulario del empleador: Debidamente diligenciado.
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Copia del documento de identidad del empleador: Documento de identificación vigente.
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Relación detallada de trabajadores y salarios: Puede ser con la información proporcionada en el formulario o mediante una copia del contrato firmado por ambas partes o un comprobante de pago firmado por el trabajador que muestre su salario mensual.
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Contrato de trabajo: En caso de trabajadores que ganen menos del salario mínimo mensual, se incluye una copia del contrato de trabajo que indique su salario y horario laboral.
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Paz y salvo de la caja de compensación anterior: Si el empleador está o estuvo afiliado a una caja de compensación familiar, se debe adjuntar un paz y salvo expedido por la misma, indicando la fecha de desafiliación.
Persona jurídica
Las personas jurídicas, como sociedades, consorcios, cooperativas de trabajo asociado, entidades sin ánimo de lucro y uniones temporales, deben presentar:
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Formulario de afiliación completo: Debidamente diligenciado.
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Fotocopia de la cédula del representante legal: Documento de identificación vigente.
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Registro Único Tributario (RUT): Documento que identifica a la empresa ante la DIAN.
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Relación detallada de trabajadores y salarios: De acuerdo con la información proporcionada en el formulario.
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Certificado de existencia y representación legal: Expedida por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a treinta días.
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Paz y salvo de la caja de compensación anterior: En caso de afiliación previa a una caja de compensación familiar, se debe adjuntar un paz y salvo expedido por la misma, indicando la fecha de desafiliación.
- Para el caso de Colsubsidio puede descargar el formulario a través del link: https://www.colsubsidio.com/empresas/afiliaciones/tu-empresa/traslado-caja-compensacion
Procedimiento para el traslado de caja de compensación
Una vez reunidos los documentos requeridos, el procedimiento para realizar el traslado es el siguiente:
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Descargar y diligenciar el formulario: El empleador debe descargar el formulario correspondiente y asegurarse de que esté debidamente diligenciado.
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Reunir la documentación: Se deben reunir todos los documentos requeridos en formato digital.
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Realizar el proceso de afiliación: Ingresar al portal web de la caja de compensación a la que se desea trasladar y cargar los documentos solicitados.
Es importante tener en cuenta que el empleador es quien gestiona la afiliación y el traslado de los trabajadores a una caja de compensación familiar.
Recomendaciones para el cambio de caja de compensación
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Paz y salvo: Es fundamental que el empleador esté al día en el pago de los aportes a la caja de compensación anterior. De lo contrario, la caja de compensación receptora no podrá expedir el paz y salvo necesario para el traslado.
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Tiempo de procesamiento: El proceso de traslado puede tomar varios días hábiles, por lo que se recomienda iniciar el trámite con anticipación.
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Beneficios de la nueva caja: Antes de realizar el traslado, es aconsejable comparar los beneficios y servicios que ofrece la nueva caja de compensación para asegurarse de que se ajusten a las necesidades de los trabajadores.
Cambiarse de caja de compensación en Colombia es un proceso que requiere cumplir con ciertos requisitos y procedimientos establecidos por la legislación vigente.
Es fundamental que el empleador gestione adecuadamente este proceso para garantizar que los trabajadores continúen recibiendo los beneficios y servicios que les corresponden.
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