En Colombia, la facturación electrónica es una obligación legal que cada vez abarca a más empresas, con más de 1,3 millones de negocios habilitados por la Dian hasta mayo de 2025.
No obstante, muchas pequeñas y medianas empresas aún no se han adaptado, lo que las expone a sanciones, errores contables y posibles cierres.
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Uno de los principales desafíos es la persistente informalidad en los procesos de venta y facturación.
José Vélez, CEO de la fintech Bold, ofrece cinco recomendaciones esenciales para que las empresas cumplan con la normativa: usar un software autorizado por la Dian, automatizar la operación para reducir errores, capacitar al personal en el proceso de facturación, estar preparados para auditorías de la Dian y entender la formalización como una oportunidad para mejorar la gestión empresarial.
Vélez señala que el principal obstáculo no es la falta de voluntad, sino la complejidad del proceso sin apoyo adecuado. Para enfrentar este reto, Bold lanzó un software POS que integra facturación electrónica, control de ventas e inventario, especialmente diseñado para Pymes.
Esta solución busca simplificar el cumplimiento legal y ofrecer una herramienta práctica, confiable y adaptada a la realidad de los pequeños negocios, contribuyendo así a su formalización y sostenibilidad.
Por qué la Dian sanciona a empresas en Colombia
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) de Colombia tiene como función principal asegurar que los contribuyentes cumplan con sus obligaciones tributarias. Por esta razón, cuando las empresas incurren en errores o incumplen con las normas establecidas en materia de facturación electrónica, declaración de impuestos como el IVA, o cualquier otro deber fiscal, la entidad está facultada para imponer sanciones. Estas sanciones no solo buscan castigar el incumplimiento, sino también fomentar la transparencia y el orden en el sistema tributario del país. Los errores más comunes incluyen la omisión de facturas, la utilización de sistemas no autorizados, la no inclusión de datos obligatorios, o la emisión de documentos sin cumplir con los requisitos técnicos exigidos por la Dian.
En el caso particular de la facturación electrónica, la ley establece que toda empresa debe emitir sus facturas a través de un sistema electrónico autorizado y validado por la Dian. Si una empresa no lo hace, incurre en una infracción que puede derivar en multas económicas, cierre temporal del establecimiento o, en casos más graves, la pérdida del beneficio de deducir costos y gastos. Adicionalmente, las inconsistencias en la información reportada —como valores incorrectos, omisiones de NIT, fecha, o la identificación del comprador— pueden dificultar el control tributario, ya que la Dian no puede verificar adecuadamente el movimiento económico de la empresa.
Respecto al IVA, el incumplimiento puede darse de varias maneras: no declarar el impuesto en los plazos establecidos, reportar montos menores a los reales, o no recaudar el IVA cuando es obligatorio. Estos errores generan un daño directo a las finanzas públicas y constituyen una forma de evasión fiscal. En respuesta, la Dian impone sanciones que pueden incluir intereses moratorios, multas proporcionales al valor no declarado, y en casos reiterados, investigaciones que pueden escalar a instancias judiciales.
Además, cuando las empresas no reportan correctamente sus ingresos, ya sea por no facturar o hacerlo con errores, el riesgo no solo es una sanción económica sino también la pérdida de confianza de los clientes y la afectación a su reputación comercial. Por todo esto, la Dian es estricta en el seguimiento y control de estos procesos, entendiendo que una cultura tributaria sólida depende de la formalidad, la precisión y el cumplimiento estricto de la normativa fiscal. Las sanciones, en este sentido, actúan como herramientas correctivas pero también como incentivos para que los contribuyentes adopten prácticas contables responsables y ajustadas a la ley.
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