Las asambleas virtuales en conjuntos residenciales son bastante comunes y se acoplan de gran manera a todas las personas que, debido a su trabajo u otras condiciones, no pueden estar de forma presencial. Sin embargo, son bastantes los que se han enfrentado a la toma de decisiones y a la participación en votaciones por distintos temas, pero sin saber si esto es correcto o no, o por lo menos saber hasta dónde se puede llegar bajo esta modalidad.
Varios propietarios que no pueden ir a estas reuniones en propiedad horizontal, tienen la opción de designar al arrendatario o un representante para que tome su lugar, siempre y cuando quede notificado, pero para no acudir a este recurso, los administradores de estos inmuebles han optado por hacer las sesiones de manera virtual, así será más fácil contar con la presencia de todos los dueños, sin excepción.
Las decisiones que no se pueden tomar en asambleas virtuales están estipuladas en el artículo 46 de la Ley 675 de 2001 y son las siguientes:
- Cambios que afecten la destinación de los bienes comunes o impliquen una sensible disminución en uso y goce.
- Imposición de expensas extraordinarias cuya cuantía total, durante la vigencia presupuestal, supere cuatro (4) veces el valor de las expensas necesarias mensuales.
- Aprobación de expensas comunes diferentes de las necesarias.
- Asignación de un bien común al uso y goce exclusivo de un determinado bien privado, cuando así lo haya solicitado un copropietario.
- Reforma a los estatutos y reglamento.
(Vea también: Quién debería pagar el arriendo cuando un inquilino muere; hay salvación para herederos)
- Desafectación de un bien común no esencial.
- Reconstrucción del edificio o conjunto destruido en proporción que represente por lo menos el setenta y cinco por ciento (75 %).
- Cambio de destinación genérica de los bienes de dominio particular, siempre y cuando se ajuste a la normatividad urbanística vigente.
- Adquisición de inmuebles para el edificio o conjunto.
- Liquidación y disolución.
¿Qué se necesita para que una asamblea sea válida?
La validez de una asamblea de propietarios radica en el cumplimiento de ciertos requisitos legales y procedimentales. En primer lugar, es crucial que todos los dueños sean convocados de manera adecuada, respetando los plazos y formas establecidos en la ley y el reglamento de propiedad horizontal. La convocatoria debe incluir información clara sobre la fecha, hora, lugar y orden del día de la reunión.
Además, se debe verificar el quórum necesario para sesionar, que generalmente consiste en la presencia de un número mínimo de propietarios que representen un porcentaje específico de los coeficientes de propiedad.
Una vez iniciada la asamblea, es fundamental que se levante un acta que refleje fielmente los temas tratados, las decisiones tomadas y los resultados de las votaciones. Este documento debe ser firmado por el presidente y el secretario de la asamblea. Es importante tener en cuenta que las decisiones tomadas en una asamblea que no cumpla con los requisitos de validez pueden ser impugnadas ante un juez civil.
¿Cuál es el plazo para protocolizar un acta de asamblea?
La protocolización de un acta de asamblea es un paso crucial para asegurar la validez legal de las decisiones tomadas por una organización. Este proceso, que implica la certificación del acta ante un notario público, otorga formalidad y publicidad a los acuerdos alcanzados durante la asamblea.
En Colombia, por ejemplo, la normativa puede diferir entre sociedades comerciales, propiedades horizontales y otro tipo de entidades. En el caso de las sociedades comerciales, la Cámara de Comercio de Bogotá establece un plazo máximo de 15 días hábiles para la revisión previa de actas que serán inscritas en sus registros. Sin embargo, es importante tener en cuenta que este plazo se refiere a la revisión, y no necesariamente a la protocolización en sí.
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