La factura electrónica es un documento fiscal de carácter digital que tiene los mismos efectos legales que una factura física en papel. Se emite, transmite y recibe de manera virtual, mediante plataformas autorizadas por la DIAN.
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Este documento incluye la descripción del producto o servicio, el precio, los impuestos aplicables y los datos del vendedor y comprador. Por esta razón, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puso en marcha un nuevo sistema para tal fin, según informó Infobae.
¿Qué cambio anunció la Dian sobre la expedición de factura electrónica?
Dentro de su plataforma de facturación electrónica, la entidad comenzó a implementar un nuevo proceso que permite simplificar los procesos para comerciantes, profesionales independientes y empresas en general.
Este mecanismo deja expedir facturas electrónicas usando únicamente el NIT o la cédula del comprador, lo que evita la digitación manual de datos como nombre, razón social o correo electrónico.
La funcionalidad se encuentra disponible tanto en el sistema gratuito de la DIAN como en soluciones propias o de proveedores tecnológicos. Según explicó Luis Eduardo Llinás Chica, director encargado de la entidad, esta innovación forma parte de una estrategia para facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, impulsar la transformación digital del Estado y optimizar la experiencia del contribuyente.
Uno de los puntos más destacados del nuevo sistema es su capacidad para autocompletar la información del adquirente. Para ello, se utiliza una base de datos que cruza información con los registros del Registro Único Tributario (RUT) y otros sistemas oficiales que almacenan datos actualizados hasta los años 2023 y 2024. Esto garantiza un alto grado de confiabilidad en la información insertada en los comprobantes digitales.
Además, el sistema emplea certificados digitales para autenticar la identidad del comprador, lo que fortalece la seguridad de las transacciones. Este enfoque busca reducir errores comunes, agilizar trámites, y ofrecer un respaldo sólido a cada factura emitida dentro del marco normativo vigente en Colombia.
¿Qué es la factura electrónica?
En el contexto colombiano, su uso se encuentra regulado por normas específicas desde 2015, y su adopción se volvió obligatoria de forma progresiva para distintos sectores económicos.
A diferencia de otros documentos tributarios, la factura electrónica requiere autorización previa por parte de la DIAN antes de su emisión, lo cual contribuye a un mayor control y trazabilidad de las transacciones económicas.
Las versiones digitales de estos documentos no solo sirven como soporte contable, sino que también permiten un seguimiento automatizado por parte de la administración tributaria. Cada factura se firma electrónicamente y queda almacenada en la nube, lo que facilita su consulta y verificación posterior en caso de auditorías o procesos fiscales.
Beneficios de la factura electrónica
Entre las principales ventajas que ofrece este sistema se encuentra la automatización de procesos administrativos y contables. Gracias a la factura electrónica, los contribuyentes pueden mantener un control más eficiente sobre su facturación, reduciendo el riesgo de errores manuales y evitando el uso innecesario de papel.
La trazabilidad también se destaca como uno de los beneficios más importantes. Las autoridades tributarias pueden verificar en tiempo real el cumplimiento de las obligaciones fiscales, lo que contribuye a combatir la evasión de impuestos, que puede provocar penas, y fortalece la transparencia en las operaciones económicas.
Desde el punto de vista ambiental, la disminución del uso de papel se traduce en un aporte a la sostenibilidad. Además, el almacenamiento digital permite acceder fácilmente a los documentos sin necesidad de espacio físico, lo que representa un ahorro considerable en recursos.
Empresas de todos los tamaños encuentran en este sistema una herramienta que mejora la relación con sus clientes y proveedores. Al permitir la recepción inmediata de la factura, se agilizan los pagos, se mejora el flujo de caja y se fortalecen las prácticas de formalidad comercial. Este modelo también facilita procesos como devoluciones, conciliaciones y soportes contables para reportes internos o externos.
La implementación del sistema por parte de la DIAN marca un paso clave en la evolución de la política fiscal del país. Se espera que este tipo de herramientas tecnológicas continúe extendiéndose y adoptándose en nuevas fases, incorporando más funcionalidades que faciliten la interacción entre el Estado y el ciudadano.
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