¿Qué debo hacer para cambiarme de caja de compensación?: esta es la guía sencilla

En Colombia, las cajas de compensación familiar ofrecen una variedad de servicios y beneficios a los trabajadores, como subsidios de vivienda, educación, salud y recreación, por lo que es indispensable saber los procesos de afiliación y traslado, aún cuando se es independiente.

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Sin embargo, en ocasiones, los afiliados pueden considerar cambiarse de una caja de compensación a otra. Este proceso, aunque posible, requiere cumplir con ciertos requisitos y procedimientos establecidos por la legislación colombiana.

Requisitos para realizar el traslado de caja de compensación

El proceso de traslado de una caja de compensación a otra varía según el tipo de afiliado: persona natural, servicio doméstico o persona jurídica.

Persona natural

Para que una persona natural pueda realizar el traslado, debe presentar los siguientes documentos:

• Declaración sobre la afiliación previa: Es necesario informar si se ha estado afiliado previamente a otra caja de compensación familiar.

• Formulario del empleador: Este debe estar debidamente completado y firmado por el empleador.

• Fotocopia de la cédula del empleador: Documento de identificación vigente.

• Registro Único Tributario (RUT): Documento que identifica a la empresa ante la DIAN.

• Relación de empleados y sus salarios: Detalle de los trabajadores y sus respectivos salarios.

• Contrato de trabajo: En caso de empleados que ganen menos del salario mínimo, se requiere una copia del contrato de trabajo que incluya sueldo y horario laboral.

• Paz y salvo de la caja de compensación anterior: Si el empleador estuvo afiliado a una caja de compensación familiar, se debe adjuntar un paz y salvo por todos los conceptos, expedido por la misma, indicando la fecha de desafiliación.

Servicio doméstico

Para el caso de los empleadores de servicio doméstico, los requisitos son:

• Formulario del empleador: Debidamente diligenciado.

• Copia del documento de identidad del empleador: Documento de identificación vigente.

• Relación detallada de trabajadores y salarios: Puede ser con la información proporcionada en el formulario o mediante una copia del contrato firmado por ambas partes o un comprobante de pago firmado por el trabajador que muestre su salario mensual.

• Contrato de trabajo: En caso de trabajadores que ganen menos del salario mínimo mensual, se incluye una copia del contrato de trabajo que indique su salario y horario laboral.

• Paz y salvo de la caja de compensación anterior: Si el empleador está o estuvo afiliado a una caja de compensación familiar, se debe adjuntar un paz y salvo expedido por la misma, indicando la fecha de desafiliación.

Persona jurídica

Las personas jurídicas, como sociedades, consorcios, cooperativas de trabajo asociado, entidades sin ánimo de lucro y uniones temporales, deben presentar:

• Formulario de afiliación completo: Debidamente diligenciado.

• Fotocopia de la cédula del representante legal: Documento de identificación vigente.

• Registro Único Tributario (RUT): Documento que identifica a la empresa ante la DIAN.

• Relación detallada de trabajadores y salarios: De acuerdo con la información proporcionada en el formulario.

• Certificado de existencia y representación legal: Expedida por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a treinta días.

• Paz y salvo de la caja de compensación anterior: En caso de afiliación previa a una caja de compensación familiar, se debe adjuntar un paz y salvo expedido por la misma, indicando la fecha de desafiliación.

• Para el caso de Colsubsidio puede descargar el formulario a través del link: https://www.colsubsidio.com/empresas/afiliaciones/tu-empresa/traslado-caja-compensacion

Procedimiento para el traslado de caja de compensación

Una vez reunidos los documentos requeridos, el procedimiento para realizar el traslado es el siguiente:

1. Descargar y diligenciar el formulario: El empleador debe descargar el formulario correspondiente y asegurarse de que esté debidamente diligenciado.

2. Reunir la documentación: Se deben reunir todos los documentos requeridos en formato digital.

3. Realizar el proceso de afiliación: Ingresar al portal web de la caja de compensación a la que se desea trasladar y cargar los documentos solicitados.

Es importante tener en cuenta que el empleador es quien gestiona la afiliación y el traslado de los trabajadores a una caja de compensación familiar.

Recomendaciones para el cambio de caja de compensación

• Paz y salvo: Es fundamental que el empleador esté al día en el pago de los aportes a la caja de compensación anterior. De lo contrario, la caja de compensación receptora no podrá expedir el paz y salvo necesario para el traslado.

• Tiempo de procesamiento: El proceso de traslado puede tomar varios días hábiles, por lo que se recomienda iniciar el trámite con anticipación.

• Beneficios de la nueva caja: Antes de realizar el traslado, es aconsejable comparar los beneficios y servicios que ofrece la nueva caja de compensación para asegurarse de que se ajusten a las necesidades de los trabajadores.

Cambiarse de caja de compensación en Colombia es un proceso que requiere cumplir con ciertos requisitos y procedimientos establecidos por la legislación vigente.

Es fundamental que el empleador gestione adecuadamente este proceso para garantizar que los trabajadores continúen recibiendo los beneficios y servicios que les corresponden.