Previenen a quienes viven en conjuntos en Colombia: vendrán conflictos por culpa de estos cobros

En los conjuntos residenciales, la administración se enfrenta a diario a un desafío que combina obligaciones legales, dificultades financieras y tensiones comunitarias: el recaudo de las expensas comunes. Lo que en el pasado se concebía como un trámite administrativo se ha transformado en una gestión con respaldo jurídico, que convierte al administrador en responsable directo de exigir el pago oportuno y, en caso necesario, acudir a instancias judiciales sin requerir autorización previa del consejo de administración.

La normativa vigente establece que tanto las cuotas ordinarias como las extraordinarias son exigibles y que la mora genera intereses. Además, señala de manera expresa que el principal responsable del pago es siempre el propietario, aun cuando el contrato de arrendamiento estipule que el inquilino asuma dicha obligación. Este marco legal refuerza la importancia de mantener un control estricto y actualizado de las obligaciones financieras dentro de cada copropiedad.

La eficiencia en el proceso de recaudo depende de factores que, aunque parecen simples, resultan determinantes: contar con un libro de propietarios actualizado, disponer de estados de cuenta claros y realizar cálculos de intereses ajustados a la tasa vigente.

Estos elementos, correctamente administrados, permiten que la gestión sea transparente y brinde soporte en eventuales procesos judiciales.

Uno de los puntos más sensibles en esta labor es la publicación de los morosos. La regulación autoriza informar, pero no estigmatizar. Esto implica que es válido incluir el estado de deuda en actas y convocatorias, identificar la unidad y el monto adeudado, así como ubicar dicha información en zonas internas de circulación restringida.

No obstante, están prohibidas las prácticas que expongan al deudor al escarnio, como la colocación de carteles en áreas comunes con mensajes ofensivos o cualquier mecanismo que busque señalarlo públicamente.

¿Cómo aplicar práctica responsable con personas en conjuntos?

Una gestión responsable en este ámbito requiere de tres componentes fundamentales. Primero, una contabilidad rigurosa, con reportes que indiquen la edad de la cartera por tramos, intereses correctamente liquidados y listos para servir como soporte en un eventual proceso judicial. Segundo, un protocolo escalonado, que inicie con llamados persuasivos desde el primer día de mora, continúe con gestiones prejurídicas en los plazos definidos por el reglamento y, de ser necesario, avance a la vía judicial, evitando prácticas informales sin respaldo legal. Tercero, una comunicación clara, que informe a propietarios e inquilinos sobre las obligaciones y contemple cláusulas en los contratos de arrendamiento que aseguren el cumplimiento de las expensas.

En cuanto a las medidas restrictivas, es válido limitar el acceso a bienes comunes no esenciales, como zonas recreativas o salones sociales, siempre que se apliquen de manera proporcional y sin afectar derechos fundamentales.

Por el contrario, restringir servicios básicos o accesos esenciales vulnera la dignidad de las personas y puede derivar en acciones legales contra la copropiedad.

Otro aspecto relevante es la asunción de los costos de cobro. La práctica reconoce que los gastos razonables y comprobables derivados de la gestión deben recaer en el deudor, siempre que estén debidamente soportados y diferenciados de los intereses por mora.

Las experiencias exitosas muestran que, mediante procesos técnicos y reglas claras, es posible reducir de manera significativa los niveles de cartera. En algunos conjuntos residenciales, las carteleras informativas se han transformado en espacios de comunicación sobria y efectiva, evitando confrontaciones innecesarias y promoviendo la convivencia.

La tecnología también ha empezado a desempeñar un papel central. Las plataformas PropTech ofrecen herramientas para dar trazabilidad a las comunicaciones, automatizar cálculos de intereses y garantizar soportes probatorios en cada etapa del proceso de cobro. Estas innovaciones no solo facilitan el cumplimiento normativo, sino que también fortalecen la confianza de la comunidad en la administración.