Cambia la emisión de estos documentos en Colombia desde el 1 de agosto: así serán ahora

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emitió el 31 de enero de 2024 la Resolución 000008, que establece la obligatoriedad de convertir ciertos documentos en Documentos Equivalentes Electrónicos (DEE) con Sistema POS a partir del 1 de agosto de 2024.

Esta medida tendrá un impacto significativo en la gestión tributaria y administrativa en Colombia, promoviendo la modernización y transparencia en las transacciones.

Ante dicha coyuntura, la firma Sovos Saphety Colombia explica y presenta un análisis sobre cada documento electrónico que se debe emitir, cómo deben enviarse por correo electrónico y los beneficios que conlleva esta transformación.

Facturas de servicios públicos y otros documentos electrónicos que deberán emitirse

• Facturas de servicios públicos domiciliarios: las empresas prestadoras de servicios de agua, energía y gas deberán generar y enviar facturas electrónicas. Este proceso no solo moderniza la emisión y gestión de estas facturas, sino que también asegura su validez fiscal y facilita su consulta por parte de los consumidores, garantizando así una mayor transparencia en los costos.
• Tiquetes de transporte de pasajeros: las empresas de transporte terrestre y aéreo deberán implementar la emisión de tiquetes electrónicos. Estos tiquetes deberán ser generados y validados en tiempo real, simplificando el proceso de facturación y mejorando la experiencia del cliente.
• Extractos bancarios: las entidades financieras estarán obligadas a generar y transmitir extractos bancarios en formato electrónico. Estos extractos deben ser enviados a los clientes de manera segura e incluir información detallada sobre las transacciones, ayudando a los usuarios a llevar un mejor control de sus finanzas.

“Aunque esta transformación requiere una inversión inicial en tecnología y capacitación, ofrece beneficios a largo plazo. Las multas por incumplimiento pueden afectar tanto la operación como la reputación de las empresas. La normativa busca garantizar la trazabilidad y la integridad de las transacciones comerciales, simplificando los procesos administrativos”, asegura Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety Colombia.

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Documentos que serán electrónicos en Colombia

• Mayor transparencia y seguridad: la digitalización de documentos asegura la integridad y la trazabilidad de las transacciones, reduciendo el riesgo de fraude y errores. Esto es crucial para mantener la confianza del consumidor y cumplir con las regulaciones fiscales.
• Eficiencia administrativa: la gestión electrónica de documentos simplifica los procesos administrativos, reduce el uso de papel y mejora la organización interna, permitiendo a las empresas dedicar más tiempo a actividades estratégicas.
• Reducción de costos operativos: a pesar de la inversión inicial, a largo plazo, la digitalización puede reducir gastos relacionados con el manejo y almacenamiento de documentos físicos, así como costos por errores en la facturación.
• Cumplimiento normativo: las empresas que se adapten a estas nuevas exigencias evitarán multas y protegerán su estabilidad financiera y reputación, además de acceder a incentivos ofrecidos por las autoridades fiscales.

“Estos cambios representan una oportunidad para que las empresas se adapten y aprovechen los beneficios de la digitalización. En Sovos Saphety Colombia estamos comprometidos en apoyar a las pymes en esta transición. La implementación de estos cambios no solo es un reto, sino una puerta abierta hacia un futuro más eficiente y sostenible”, comenta el directivo.

Instrucciones para el envío seguro de documentos electrónicos

• Adjunta correctamente: asegúrate de que los archivos sean los correctos, en el formato adecuado y libres de malware. Se recomienda usar formatos estándar como PDF.
• Asunto informativo: indica claramente en el asunto del correo que se adjuntan documentos importantes, por ejemplo, “Factura electrónica adjunta para su revisión”.
• Explicación contextual: proporciona una breve descripción del contenido de los documentos adjuntos, explicando su relevancia y cómo beneficiarán al destinatario.
• Firma profesional: Incluye siempre una firma profesional con tu nombre completo, cargo y datos de contacto. Esto brinda credibilidad y facilita futuras comunicaciones.