5 modelos de ‘oficina del futuro’ que surgen por la pandemia de la COVID-19

Mott, que es socio fundador de Oxford Capital, una firma de inversiones inmobiliarias en Londres, Reino Unido, afirmó a BBC que se ha reunido en varias ocasiones con su equipo para debatir sobre el futuro de los sitios de trabajo, puesto que el coronavirus ha representado una oportunidad para “reinventar el concepto de oficina“.

De acuerdo con el inversor, este tema de conversación no solo hace parte de los diálogos en su empresa, sino que varias compañías alrededor del mundo hablan sobre lo mismo, ya que “la COVID-19 ha cambiado las normas”.

La idea que se tenía sobre una oficina se está transformando porque ya no es necesario pasar tanto tiempo con “turnos fijos” en la organización, sino que los colaboradores pueden trabajar desde sus casas o desde cualquier otro lugar, aseguró Mott al medio mencionado.

“Por supuesto, para algunas profesiones, la ubicación es fundamental. Pero los trabajadores de oficinas estamos viendo una página en blanco. Tenemos una oportunidad increíble para redefinir la manera en la que trabajamos y reescribir las normas”, dijo el empresario al informativo.

Eso sí, el emprendedor considera que es fundamental llevar a cabo los procesos adecuadamente y apoyarse en herramientas digitales para completar las tareas del día a día de la mejor manera posible.

En efecto, plataformas digitales como Microsoft Teams, Zoom, Google Meet y Cisco Webex ahora cuentan con más de 300 millones de usuarios activos, precisamente porque deben trabajar desde casa. De acuerdo con el diario argentino La Nación, citando a The Economist, en Estados Unidos solo el 3 % de la gente laboraba de forma remota antes de la pandemia; en la actualidad, la mayoría hace ‘home office’.

¿Cuáles son los modelos de ‘oficina del futuro’?

Luego de realizar una investigación y analizar los resultados, Mott llegó a la conclusión de que están surgiendo 5 modelos de ‘oficina del futuro’, pero es probable que, con el paso del tiempo, salgan más. Según el inversor, los 5 tipos son los siguientes.

Oficina completamente remota

Se trata del modelo que empezaron a usar la mayoría de empresas debido a la cuarentena, y es posible gracias a aplicaciones como Zoom, Teams y Meet, que permiten programar reuniones de manera virtual. Las personas trabajan desde casa de manera independiente, pero se conectan a estas plataformas para dialogar con sus colegas.

El empresario explica que este estilo de oficina “requiere un arduo trabajo y mucha tecnología para que funcione bien”, pero es necesario buscar los mecanismos apropiados para que no se pierda el contacto entre la gente mientras están lejos.

Además, no se trata únicamente de utilizar estos servicios al momento de laborar o de llevar a cabo reuniones de trabajo exclusivamente, sino de encontrar espacios para interactuar con los compañeros de forma más personal, puesto que, para el inversor, el mayor reto de este modelo es “la falta de contacto con el equipo”, detalló el portal en su artículo.

“Una de mis empresas comenzó a trabajar de manera totalmente remota y han establecido un ‘comité social’, un pequeño grupo encargado de hacer que el trabajo sea más humano, cercano y divertido, organizando noches de pizza online y experiencias reales que la gente pueda compartir”, afirmó Mott al medio nombrado.

Por otro lado, este modelo tiene dos grandes ventajas, agregó el experto: se puede “expandir el talento”, ya que se contratan personas que viven en otros lugares, y se ahorra en diferentes gastos, como los arriendos de oficinas.

En la siguiente imagen hay una mujer trabajando desde su casa.

Modelo híbrido

Este tipo de trabajo consiste en ir a la empresa uno o dos días a la semana y trabajar de manera remota el resto de días. De hecho, es el que utilizan en la compañía de Mott, que cuenta con 18 oficinas en el Reino Unido, en las cuales han adaptado ciertos espacios para que sean comunes y otros, individuales, precisó al informativo.

Para ejecutar este modelo con éxito, hay que analizar aspectos como la conexión a Internet y la situación familiar de los empleados de cada compañía, puesto que se pueden presentar condiciones de desigualdad. También, existe la posibilidad de que el trabajo híbrido no se ajuste a determinada organización porque opta por una rutina fija, informó BBC.

Modelo remoto ‘plus’

Este estilo de oficina se basa en asistir una semana a la empresa y trabajar de manera remota durante tres semanas consecutivas, lo que “permite a las personas vivir más lejos, pero hacer el esfuerzo de pasar tiempo trabajando junto a su equipo aproximadamente una vez al mes”, dijo Mott al medio nombrado.

Aunque no es el modelo más utilizado en la actualidad, es probable que dentro de poco se vuelva más popular. Eso sí, será necesario usar tapabocas y reservar el puesto de trabajo con antelación, en caso de que el número de empleados que va cada semana sea limitado, añadió el portal en su publicación.

‘Hub & spoke’

El nombre de este modelo viene de un paradigma de distribución radial, caracterizado por expandirse desde el centro, explicó el medio en su artículo, y se basa en aprovechar la situación para que la compañía “se expanda, con oficinas remotas en otras ciudades o países para aprovechar las habilidades locales”, detalló Mott.

Según el emprendedor, es una variante del modelo híbrido, pero agregando opciones más locales conforme a dónde están ubicados los colaboradores de cada equipo de la empresa.

“Si por ejemplo, 10 colegas viven en la misma zona, pueden socializar de forma más frecuente en esos espacios o poner en práctica el concepto WFA (trabaja desde donde quieras por el tiempo que quieras)”, señaló Mott.

Tiempo de calidad

La base de este modelo está en los resultados, mas no en los horarios. De ese modo, los trabajadores no tienen que laborar de 9 de la mañana hasta las 5 de la tarde, por ejemplo, sino cuando ellos lo consideren, siempre y cuando tengan como prioridad la calidad de la producción y cumplan con sus entregas, detalló el informativo.

Este estilo de oficina es el más flexible porque pone en consideración las preferencias de los colaboradores, así como sus compromisos diarios, más allá de los que tiene con la organización. “Ofrece una flexibilidad para adaptar el trabajo a otros compromisos, en lugar de supeditar la vida familiar a los compromisos laborales”, indicó Mott al medio nombrado.

Ahora bien, no es un modelo que se ajuste a todas las compañías, puesto que hay unas que dependen de las actividades del día a día para su gestión. Además, para ejecutarlo, se necesita de “un alto nivel de confianza” en los empleados, ya que “cuando la gente está en casa, no sabemos lo que hacen en cada momento”, apuntó el inversor.

Por otro lado, el emprendedor agregó que la compañía debe depositar la confianza en sus colaboradores porque estos no estarán felices en el trabajo si saben que sus jefes no confían en ellos.

A continuación, un video con consejos para realizar el trabajo desde casa.