Cambio en pensiones para trabajadores con contrato de prestación de servicios; empresas, atentas

La reforma pensional tiene fecha de entrada en vigencia y traerá cambios en los aportes de trabajadores y contratistas que las empresas deberán preparar.

La reforma pensional en Colombia entrará en una etapa decisiva para las empresas. La Corte Constitucional fijó el 1 de abril de 2027 como fecha de entrada en funcionamiento de las disposiciones avaladas de la Ley 2381 de 2024, lo que deja cerca de siete meses para que empleadores y compañías ajusten sus procesos de nómina, seguridad social y contratación.

El cambio no será únicamente para quienes están afiliados al sistema. También tendrá consecuencias operativas para las empresas que trabajan con contratistas vinculados mediante contratos de prestación de servicios, debido a que el nuevo modelo contempla una modificación en la forma de realizar sus aportes al sistema pensional.

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De acuerdo con el análisis de KPMG, red global de firmas de servicios profesionales que ofrece servicios de auditoría, impuestos, asesoría legal y consultoría de negocios, bajo las nuevas reglas el contratante deberá descontar de los honorarios del contratista el valor correspondiente a la cotización y efectuar el pago al sistema, en lugar de que el trabajador independiente realice directamente ese aporte como ocurre bajo el esquema señalado en el análisis.

Esto significa que las empresas tendrán que revisar desde ahora sus contratos, procesos de pago, áreas de cuentas por pagar y mecanismos utilizados para administrar la seguridad social de sus trabajadores independientes.

La Corte Constitucional declaró exequibles la mayoría de las disposiciones de la Ley 2381 de 2024 frente a los vicios de procedimiento analizados y estableció el 1 de abril de 2027 como fecha para la entrada en funcionamiento del nuevo sistema.

Sin embargo, el proceso legislativo todavía no queda completamente cerrado. Un grupo puntual de disposiciones deberá regresar a la Cámara de Representantes para subsanar su trámite dentro de los 30 días hábiles establecidos por la Corte.

Por eso, para las empresas existe una combinación particular: ya hay una fecha de referencia para comenzar a prepararse, pero todavía pueden presentarse ajustes jurídicos y reglamentarios antes de la entrada en operación.

María Camila Ortiz, gerente de Servicios Legales de KPMG Law en Colombia, explicó que “el fallo reduce una parte importante de la incertidumbre y traslada la conversación hacia la implementación”.

La ejecutiva advirtió que abril de 2027 puede parecer lejano, pero que revisar la población laboral, validar información, ajustar la parametrización de las nóminas y preparar los procesos de aportes requiere tiempo.

¿Qué cambia para los contratistas?

Este es uno de los puntos que más deberán revisar las compañías que tienen trabajadores independientes bajo contratos de prestación de servicios. Actualmente, según el análisis de KPMG, el contratista realiza directamente sus aportes a seguridad social. Con el nuevo modelo, el contratante descontaría de los honorarios el monto correspondiente a la cotización y realizaría el pago al sistema.

Para entenderlo de manera sencilla, si una persona presta servicios profesionales a una empresa y recibe unos honorarios mensuales, la compañía tendrá que incorporar dentro de su proceso de pago el cálculo y descuento correspondiente a la cotización, en lugar de limitarse a pagar los honorarios y dejar que el contratista gestione por su cuenta ese aporte.

Esto no significa que el contratista deje de recibir sus honorarios pactados por la prestación del servicio. Lo que cambia es quién gestiona el descuento y el pago de la cotización dentro de la relación contractual.

Para empresas con una cantidad importante de contratistas, el impacto puede ser considerable porque el cambio toca procesos que normalmente están separados: contratación, cuentas por pagar, nómina o administración de seguridad social.

Las empresas tendrán que identificar a quién aplica cada regla de la reforma pensional

Otro desafío será que no todos los trabajadores de una misma empresa necesariamente estarán bajo las mismas condiciones pensionales. La reforma establece un régimen de transición para mujeres con 750 semanas o más cotizadas y hombres con 900 semanas o más. Los demás afiliados sujetos a la reforma ingresarán a la nueva estructura de pilares. Esto significa que dentro de una misma organización podrían coexistir trabajadores con tratamientos pensionales diferentes.

Para las áreas de recursos humanos, nómina y seguridad social, el dato no es menor: será necesario identificar correctamente quién permanece bajo transición y quién queda cobijado por el nuevo sistema.

KPMG advierte que la calidad y actualización de la información laboral y de seguridad social cobrará mayor importancia precisamente porque una misma compañía podría tener que administrar situaciones diferentes al mismo tiempo.

¿Cómo se repartirán los aportes en el nuevo sistema?

Para quienes entren al nuevo esquema contributivo, las cotizaciones correspondientes a ingresos entre uno y 2,3 salarios mínimos serán administradas por Colpensiones.

Los aportes correspondientes al excedente sobre ese umbral y hasta 25 salarios mínimos se dirigirán al componente de ahorro individual. La tasa general de cotización se mantiene en 16 %. El umbral de 2,3 salarios mínimos se convierte así en una referencia fundamental para determinar cómo se distribuyen las cotizaciones dentro del nuevo esquema.

Además, la reforma contempla aportes progresivos al Fondo de Solidaridad Pensional para determinados niveles de ingreso, con porcentajes que van desde 1,5 % hasta 3 %. Estos valores también deberán quedar correctamente incorporados en la liquidación de los aportes cuando corresponda. Ortiz insiste en que la implementación de los cambios de la reforma no debería comenzar comprando o modificando software.

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“La implementación no debería empezar por el software, sino por entender la población de la organización y cómo le aplica la reforma”, explicó. Una vez identificados los trabajadores en transición, los afiliados al nuevo sistema, los niveles de ingreso y los contratistas, las compañías podrán establecer qué procesos necesitan modificaciones y dónde existen riesgos de información o cumplimiento.