Este proceso incide directamente en las finanzas de los propietarios, ya que determina los aportes que deberán realizar.

Con el inicio del 2026, las administraciones de conjuntos residenciales comienzan a elaborar el presupuesto anual que regirá la operación y el mantenimiento de las zonas comunes durante el siguiente periodo. Este proceso incide directamente en las finanzas de los propietarios, ya que determina los aportes que deberán realizar para garantizar el funcionamiento de la copropiedad. Aunque se trata de un procedimiento habitual, no todos los residentes conocen con claridad qué conceptos se incluyen, cuáles son las obligaciones legales asociadas ni cómo se distribuyen los costos entre propietarios y residentes.

Para elaborar un presupuesto adecuado, es fundamental que la administración realice un análisis realista de los recursos necesarios para asegurar la existencia, la conservación y la seguridad de los bienes comunes. Estos elementos son la base del funcionamiento de cualquier copropiedad y permiten que los servicios esenciales se presten de manera continua.

Uno de los componentes centrales es la expensa común, que corresponde a los gastos requeridos para mantener los servicios generales del conjunto. Allí se incluyen conceptos como vigilancia, mantenimiento de zonas comunes, limpieza, servicios públicos, seguros, contratos de mantenimiento preventivo y valores destinados al funcionamiento operativo. Estas expensas ordinarias representan la mayor parte del presupuesto, pues cubren las actividades necesarias para asegurar que la infraestructura y los servicios mantengan condiciones adecuadas durante todo el año.

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Otro rubro relevante es el fondo de imprevistos, una provisión que se recomienda establecer en un valor no inferior al 1 % del presupuesto total. Su objetivo es permitir que la copropiedad atienda situaciones no previstas, como reparaciones urgentes o fallas en equipos esenciales. Este fondo actúa como un respaldo financiero que evita aumentos abruptos en las cuotas ante eventualidades.

A estos elementos se suman los gastos de personal, que corresponden a los salarios, prestaciones y aportes a la seguridad social del equipo que trabaja para el conjunto. Entre ellos se encuentran el administrador, el personal de aseo, los encargados de jardinería y los vigilantes. Estos costos deben ser calculados con precisión, considerando los cambios normativos o incrementos anuales establecidos en la legislación laboral.

En contraste, hay ciertos gastos que no pueden incluirse dentro del presupuesto ordinario. Se trata de aquellas inversiones que no están relacionadas con la conservación o la seguridad del conjunto, como remodelaciones de zonas comunes, embellecimiento o mejoras no esenciales. Para este tipo de proyectos se deben utilizar expensas extraordinarias, cuya aprobación requiere una mayoría calificada definida en el reglamento de propiedad horizontal, que suele ubicarse alrededor del 70% de los coeficientes de copropiedad durante una asamblea.

¿Cómo son las etapas del proceso presupuestal en los conjuntos para el 2026?

El proceso de conformación del presupuesto generalmente se desarrolla en cuatro fases:

1. Elaboración inicial: el administrador, con apoyo del área contable o de la empresa administradora, prepara el proyecto de presupuesto con base en el análisis de gastos del año anterior, necesidades identificadas y proyecciones para el nuevo periodo.
2. Revisión del Consejo de Administración: cuando existe este órgano, revisa el proyecto, sugiere ajustes y emite un concepto previo a la presentación ante los copropietarios.
3. Socialización y convocatoria: el proyecto debe anexarse a la convocatoria de la Asamblea General Ordinaria, con el fin de que los copropietarios puedan revisarlo antes de la reunión.
4. Aprobación: la Asamblea General, como máxima autoridad de la copropiedad, es la encargada de aprobar o improbar el presupuesto presentado. La decisión tomada define las cuotas de administración que estarán vigentes durante el 2026.

Todos los copropietarios tienen derecho a participar en la asamblea y a recibir información financiera clara y verificable. También están obligados a cumplir el reglamento de propiedad horizontal y a pagar oportunamente las cuotas ordinarias y extraordinarias aprobadas. En el caso de los arrendatarios, estos pueden acceder a la información relacionada con expensas y decisiones administrativas, aunque su participación y facultad de voto dependen de lo estipulado en el reglamento interno y en la normativa local aplicable.