Dian anunció cambio importante en Colombia: lo notarán clientes y dueños de negocios

Esta normativa de la Dian busca mejorar la trazabilidad, proteger los datos personales y fortalecer las sanciones por incumplimiento.

Según Sovos Saphety, estas modificaciones representan un reto para las empresas, que deberán modernizar sus procesos y adoptar tecnologías avanzadas para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento.

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Entre los cambios más relevantes se destacan: la limitación en la recolección de datos personales (solo se permite solicitar nombre, identificación y correo electrónico), la implementación de una base de datos automatizada para agilizar la emisión de facturas, la ampliación del plazo de emisión a 48 horas para empresas de servicios públicos, la prohibición de cobros no autorizados en dichos servicios, y un aumento en los controles y sanciones por parte de la Dian.

Además de los retos, esta resolución ofrece oportunidades estratégicas, como el impulso a la transformación digital, la optimización de la gestión documental, el refuerzo en la seguridad de la información y la mejora en la estabilidad financiera.

Las empresas que se anticipen con tecnología adecuada podrán obtener ventajas competitivas en este nuevo entorno normativo.

Qué es la factura electrónica y para qué sirve

La factura electrónica en Colombia es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero se genera, valida, expide, recibe y conserva electrónicamente.

Es un componente fundamental del Sistema de Facturación Electrónica (SFE) implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para modernizar la gestión fiscal, combatir la evasión de impuestos y facilitar las transacciones comerciales.

El funcionamiento de la factura electrónica en Colombia se basa en un modelo de validación previa. Esto significa que antes de ser entregada al comprador, la factura electrónica debe ser transmitida a la DIAN para su validación. Este proceso garantiza que el documento cumpla con los requisitos técnicos y legales establecidos por la normativa colombiana.

El vendedor o proveedor genera la factura electrónica utilizando un software de facturación electrónica que cumpla con los estándares de la DIAN. Esta factura debe incluir información detallada sobre la transacción, como los datos del emisor y receptor, la descripción de los bienes o servicios, el valor de la operación, los impuestos aplicables y el Código Único de Factura Electrónica (CUFE), entre otros requisitos. El formato estándar para la factura electrónica es XML (Universal Business Language).

La factura electrónica debe ser firmada digitalmente por el emisor utilizando un certificado digital emitido por una entidad de certificación autorizada en Colombia. Esta firma garantiza la autenticidad e integridad del documento.

Una vez validada por la DIAN, el emisor puede entregar la factura electrónica al comprador. Esto se puede hacer en formato XML o en una representación gráfica legible (generalmente en formato PDF) que incluya un código QR con la información de la validación de la DIAN.

Quiénes implementan la factura electrónica

La implementación de la factura electrónica en Colombia ha traído consigo varios beneficios, tanto para las empresas como para la administración tributaria.

Para las empresas, implica una reducción de costos de impresión y almacenamiento, mayor eficiencia en los procesos administrativos, disminución de errores, mejora en la gestión documental y la posibilidad de acceder a servicios como el factoring electrónico. Para la DIAN, facilita el control fiscal, reduce la evasión de impuestos y mejora la calidad de la información tributaria.

En Colombia, la factura electrónica es obligatoria para la mayoría de los contribuyentes, con plazos de implementación que se han ido extendiendo gradualmente.