Hacer listas y dejar todo por escrito, entre pautas para ser más eficientes en el trabajo

Puede que no tenga completamente claro que significa ser “eficiente”. No se trata de hacer muchas actividades a la vez, ni de trabajar mucho. Una persona eficiente es la que termina en el menor tiempo posible, y de manera adecuada, todas las tareas que empieza.

Esta es una de las habilidades de cualquier trabajador que es determinante para las compañías que quieren escalar y alcanzar el máximo nivel de excelencia.

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“Según nuestra experiencia como evaluadores de personal a gran escala, 6 de cada 10 personas tienen un problema importante de ineficiencia”, señala un informe de Performia, una empresa que mejora los índices de productividad de los clientes que contratan sus servicios.

La ineficiencia, por su lado, es sencillamente no terminar las tareas comenzadas. Al no terminarse las tareas, o posponerse innecesariamente, estas se acumularán, y su existencia consumirá la atención de la persona, y evitará que pueda concentrarse adecuadamente en las tareas que tenga que hacer posteriormente.

“Queremos darle un par de técnicas que pueden ayudarle a mejorar su eficiencia, ya sea que usted tenga problemas con ella, o que sea bastante eficiente, pero quiera ver si puede aprender algo nuevo al respecto y mejorar aún más”, explica Performia.

1. Establezca metas

Si usted no tiene claro cuáles son sus objetivos y los está cambiando constantemente, difícilmente obtendrá buenos resultados. Lo primero que debe hacer es organizar sus ideas, ponerse una meta real y hacer un plan de acción.

Si su trabajo es en una empresa, es fundamental que sepa cuál es el propósito, funciones y los resultados que se esperan de su cargo. Una vez clara esta información es más fácil que sus acciones estén dirigidas en la dirección adecuada.

2. Haga una sola actividad a la vez

Muchos creen que por iniciar muchas tareas a la vez y pasar el día ocupados son eficientes. Pero ¿le ayuda esto a terminar más cosas realmente? ¿O simplemente lo mantiene “ocupado”, saltando entre una cosa y otra?

Haga una sola actividad a la vez, y pase a la siguiente cuando la termine. Parece simple, pero verá que, si lo hace, terminará más cosas, y podrá concentrarse mejor, y por lo tanto trabajar más rápido.

3. Haga una lista

Una buena manera de lograr organizarse es hacer una lista de las actividades pendientes en el orden que deben ser concluidas y entregadas. Si usted le deja todo a su memoria, por un lado, tendrá el peso de todos sus pendientes encima, mientras hace cualquier cosa. Y, por otro lado, las podrá olvidar.

Si usted se conoce bien y sabe que su memoria le falla, haga una lista. Esto liberará su atención para que pueda trabajar tranquilo y, además, evitará olvidos.

4. Maneje información por escrito

La descripción de los cargos, las órdenes, tareas y en general toda la información se maneja mejor por escrito. Los datos orales se olvidan, confunden y tergiversan, aunque esa no sea la intención de la persona que lo haga. Aunque este punto parezca bastante simple, un buen manejo de la información, que no permita cambios accidentales (o malintencionados) en ella puede ahorrarle muchas dificultades.

La eficiencia es un tema muy sencillo de entender, pero a veces extremadamente difícil de poner en práctica, sobre todo cuando una empresa sobrepasa los 20 o 30 empleados. Sin embargo, con estos conceptos, el camino para implementarla debería volverse considerablemente más sencillo.