¿Qué pasa cuando se liquida mal la seguridad social en la planilla? Hay varias consecuencias

Errores comunes como reportar un IBC inferior o una tarifa equivocada pueden corregirse a través de una planilla específica, aunque el proceso lleva cargos.

En Colombia, el cumplimiento de las obligaciones de seguridad social es un proceso riguroso que se realiza a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Sin embargo, es común que empleadores y trabajadores independientes cometan errores al momento de reportar datos, lo que puede derivar en procesos de fiscalización por parte de la UGPP.

Reportar un Ingreso Base de Cotización (IBC) inferior al real, omitir una novedad de retiro o aplicar una tarifa de riesgos laborales equivocada son fallos frecuentes que requieren una acción inmediata para evitar sanciones mayores.

De acuerdo con la abogada consultora Angie Marcela Vargas, el sistema PILA cuenta con una tipología de planillas identificadas por letras (E para empleados, I para independientes, etc.). Para subsanar cualquier equivocación, se debe utilizar específicamente la Planilla N (Planilla de Correcciones). 

Esta herramienta permite ajustar los aportes realizados previamente cuando se detectan inexactitudes en:

• El IBC: si cotizó sobre un valor menor al salario real del trabajador [01:35].
• Tarifas y Novedades: errores en aportes a salud, pensión, ARL o parafiscales.
• Novedad de retiro: permite a los independientes reportar el cese de actividades si olvidaron hacerlo en la planilla principal, siempre que se haga dentro de los primeros 5 días hábiles del mes siguiente.
• Tipos de cotizante: Cambios en la subcategoría del trabajador o exoneración de aportes

Aunque la Planilla N permite ponerse al día, realizar una corrección no es gratuito. Al marcar esta opción en el sistema, automáticamente se liquidarán intereses de mora. 

Estos intereses se generan porque el sistema interpreta que el faltante de dinero no se entregó en las fechas legales correspondientes. Según la experta, esta es la “sanción” principal por la inexactitud. Las especificaciones técnicas sobre cómo operar estas planillas se encuentran reguladas en la Resolución 454 de 2020

¿Cómo realizar el proceso? Para corregir un aporte, el aportante debe:

1. Ingresar a su operador de información (PILA).
2. Seleccionar la opción de Planilla N.
3. El sistema traerá la información reportada inicialmente y permitirá ingresar los valores correctos.
4. Pagar el excedente resultante más los intereses de mora calculados por el operador.

Adelantar estas correcciones a tiempo es fundamental para mantener la “salud” jurídica de la empresa o del trabajador independiente, especialmente en un entorno donde la vigilancia sobre los aportes al sistema de protección social es cada vez más estricta.