Ojo, emprendedores: cómo emitir factura electrónica en 2025 y evitar sanciones de la Dian

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) ha definido un cronograma claro para la implementación de la facturación electrónica en Colombia.

Aunque este proceso representa un avance significativo en la digitalización fiscal, para muchas pymes y emprendedores puede ser un desafío. Por ello, esta guía busca ofrecer claridad y orientación para que los empresarios cumplan con la normativa y eviten errores comunes.

“El proceso de facturación electrónica para 2025 no solo implica una nueva forma de emitir documentos fiscales, sino una reestructuración en cómo las empresas gestionan su relación con la Dian. Esto representa una oportunidad para que las pymes optimicen sus procesos, se adapten a la era digital y se alineen con las normativas vigentes”, aseguró Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety.

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Guía para emitir facturas electrónicas en 2025

Con lo anterior, estos son los pasos para poder emitir la factura electrónica en 2025.

Comprenda las resoluciones y su impacto

Revise las normativas vigentes y confirme si está obligado a emitir facturas electrónicas según las resoluciones emitidas por la Dian. Las fechas clave para 2025 son claras, pero es importante revisarlas en detalle en el portal de la Dian.

• Resolución 000165 de 2023: Define los estándares técnicos para la facturación electrónica y el documento equivalente electrónico. Adopta el anexo 1.9 del anexo técnico de facturación electrónica y se expide el anexo 1.0 del documento equivalente electrónico.
• Resolución 000008 de 2024: Ajusta los plazos de implementación para sectores específicos. Modifica el artículo 23 de la resolución 165 ajuste en las fechas de implementación.
• Resolución 000119 de 2024: Amplía la obligatoriedad a nuevos sectores económicos. Modificación del numeral 2 del artículo 23 de la resolución 165 modificación en la fecha de emisión de documento equivalente electrónico de servicios públicos tiquete de transporte de pasajeros y el extracto.

Busque un proveedor tecnológico autorizado por la Dian

Un proveedor tecnológico autorizado garantiza que su sistema de facturación cumpla con los estándares establecidos por la Dian. Estos proveedores ofrecen soporte técnico y actualizaciones necesarias para asegurar el cumplimiento normativo.

Elija un software de facturación autorizado

Seleccione una solución que cumpla con los requisitos técnicos establecidos en la Resolución 000165 de 2023. Asegúrese de que el sistema se integre con sus procesos contables y facilite la emisión de facturas conforme a la normativa vigente.

Haga pruebas de habilitación

Antes de emitir facturas reales, la Dian exige pruebas para verificar el correcto funcionamiento de su sistema. Este paso es crucial para evitar errores y asegurar que todo esté alineado con los estándares técnicos establecidos.

Implemente procesos internos y capacite a su equipo

Asegúrese de que sus colaboradores conozcan el procedimiento para emitir y gestionar facturas electrónicas. La capacitación debe incluir cómo manejar posibles errores en la emisión o rechazos de la Dian.

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Empiece a emitir facturas electrónicas

Una vez completados los pasos anteriores y con la habilitación aprobada, ya puede iniciar la emisión de facturas electrónicas desde su sistema.

¿Por qué es importante cumplir con la facturación electrónica?

Adoptar la facturación electrónica no solo permite cumplir con la normativa, sino que también optimiza la gestión financiera de su negocio.

“Cada sector tiene sus propios desafíos en cuanto a la implementación de la facturación electrónica. Sin embargo, aquellos que logren adaptarse de manera estratégica y efectiva no solo evitarán sanciones, sino que se posicionarán como líderes en eficiencia, transparencia y capacidad de respuesta ante los clientes, lo cual es crucial en tiempos de transformación digital acelerada”, concluyó Silva.